10 effectieve manieren om je productiviteit te boosten

31 jul 2020 / door Carl Van de Velde

10 effectieve manieren om je productiviteit te boosten

Als ondernemer heb je elke dag heel wat op je bord liggen. Daarom is het belangrijk dat je zo productief mogelijk werkt. Want, hoe efficiënter en productiever je werkt, hoe meer je gedaan krijgt.


Meer doen in minder tijd. Dat is waar productiviteit om draait. Daarvoor hoef je zelfs niet per se harder te werken, maar wel slimmer. En daarvoor bestaan heel wat slimme trucjes.

Met de tips in dit artikel kan je jouw productiviteit drastisch verhogen.

 

1. Bepaal je doelen

Als je met focus naar een duidelijk doel toewerkt, zal je efficiënter werken. Door doelen te stellen, begrijp je het nut van alles wat je doet. Als een taak niet bijbrengt aan één van je doelen, is ze misschien wel onnodig.

Splits je grote doelstellingen op in kleinere deeltjes die je sneller kan behalen. Zo blijf je in een positieve vibe van succes en ben je vanzelf gemotiveerd. Splits je doelen op in dag-, week- en maanddoelen.

Stel ook voor al je medewerkers individuele doelen op en leg hen uit hoe deze doelen bijbrengen aan het groter geheel.

 

2. Manage je agenda

Door je agenda zorgvuldig te beheren, bewaak je jouw tijdsbesteding en ben je zeker dat er genoeg tijd overblijft voor de belangrijkste taken.

Enkele tips voor het beheer van je agenda:

  • Zet niet alleen vergaderingen, maar ook werkblokken in je agenda. Zo vermijd je dat je hele agenda wordt volgepland met meetings en hou je tijd over om aan belangrijke taken te werken.
  • Gebruik kleurcodes om verschillende taken en gebeurtenissen van elkaar te onderscheiden.
  • Vermijd last-minute meetings. Deze verstoren je dagplanning.
  • Wees kritisch met vergaderingen. Stel jezelf bij elke vergadering drie vragen:
    1. Is deze vergadering nodig?
    2. Kan dit niet efficiënter via mail, telefoon of videochat?
    3. Is mijn aanwezigheid bij deze vergadering nodig?

 

3. Zorg voor een productieve werkomgeving

Je werkomgeving heeft een grote invloed op je productiviteit. Creëer een productieve omgeving door te focussen op volgende aspecten:

  • Zorg voor zoveel mogelijk natuurlijk daglicht. Verschillende studies tonen aan dat je tot 15% langer gefocust blijft als je werkt in natuurlijk licht t.o.v. wanneer je werkt in een ruimte met 100% kunstlicht.
  • Zorg voor de juiste kleuren. Geel en groen is ideaal om je creativiteit te stimuleren terwijl zachte kleuren voor rust zorgen.
  • Plaats planten in je kantoor. Ze verbeteren de luchtkwaliteit en creëren een aangename omgeving. Volgens een studie van de University of Technology in Sydney hebben planten een positief effect op onze mentale gezondheid:
    • 37% minder spanning
    • 58% minder depressieve gevoelens
    • 38% minder vermoeidheidsverschijnselen

planten kantoor

  • Een constant kamertemperatuur van 22 tot 25 graden is ideaal om productief te werken.
  • Creëer een ergonomische werkplek die comfortabel en aangenaam voelt.
  • Een beetje wanorde kan geen kwaad, maar maak van je kantoor geen rommeltje. Als alles er opgeruimd bijligt, zal je veel minder moeten zoeken naar verloren gelegde spullen.

 

4. De juiste muziek of toch liever stilte?

Over de invloed van achtergrondgeluiden op onze productiviteit zijn er al heel veel studies uitgevoerd. Als er al een algemene conclusie kan genomen worden is het wel dat iedereen anders is.

Sommige mensen werken het best met wat achtergrondmuziek of een beetje gezellige drukte. Anderen hebben dan weer liever dat het stil is.

Je moet dus voor jezelf uitmaken wat het beste werkt.

 

5. Elimineer afleiding

Vermijd zoveel mogelijk afleiding. Als je echt geconcentreerd wil doorwerken, schakel je je telefoon best uit (of op stil). Je dempt dan ook best alle meldingen van sociale media en e-mails op je computer. Als je in je ooghoek een nieuwe mail of WhatsApp-bericht ziet binnenkomen, is de verleiding immers groot om er toch even op te klikken. Productiviteit vereist dan ook zelfdiscipline.

 

6. Gebruik de juiste tools

Zonder de juiste wapens, kan je geen oorlog winnen! Zowel jij als je medewerkers hebben de juiste tools nodig om efficiënt te werken.

Voor elk proces in je onderneming kan je wel een tool vinden die het proces gemakkelijker maakt of automatiseert. Werk je nog met Excel-tabellen om bepaalde processen te beheren? Waarschijnlijk bestaat er een efficiëntere tool waarmee je dezelfde of betere resultaten boekt in minder tijd.

 

7. Neem korte breaks

Volgens een studie uit 2014 werk je het productiefst als je regelmatig korte breaks inlast tussen werksprints. Na een lange tijd werken neem je best even pauze om je gedachten te verzetten.

Door even weg te zijn van je computer, kan je je geest resetten waardoor je met meer energie aan de volgende taak kan beginnen.

Een korte stretchingsessie of buitenwandeling is ideaal om nieuwe energie op te doen.

 

neem pauze

 

8. Beloon jezelf

Je bent productiever wanneer je gelukkig bent. Daarom is het belangrijk om jezelf af en toe te belonen, bv. na het finaliseren van een belangrijke taak of het behalen van een doelstelling. Zo begin je daarna met vernieuwde motivatie aan je volgende taak.

 

9. Zet jezelf in beweging

Lichaamsbeweging is niet alleen goed voor je fysieke gezondheid, maar ook voor je geest. Een gezonde geest in een gezond lichaam, weet je wel! Regelmatig sporten vermindert stresshormonen en stimuleert de groei van nieuwe verbindingen in je hersenen.

Combineer een gezonde dosis lichaamsbeweging met gezonde voeding. Wat je eet is superbelangrijk om je brainpower te stimuleren.

 

10. Organiseer korte debriefingmomenten met je team

Roep je team elke morgen bij elkaar en overloop kort ieders dagtaken. Dit helpt om taken op elkaar af te stemmen en om de focus en productiviteit van iedereen te verhogen. Zo’n korte teammeeting is ook ideaal om eventuele vragen vanuit je team in één keer te behandelen. Zo vermijd je dat je doorheen de dag verschillende keren uit je concentratie gehaald wordt omdat iemand je nodig heeft.

 

Met de bovenstaande 10 tips kan je jouw productiviteit gevoelig verhogen. Zo krijg je meer gedaan in minder tijd en zal je sneller je doelen behalen.

In het volgende blogartikel vind je nog 10 andere tips om je productiviteit te verhogen.

 

Tags: Ondernemen, Eigenschappen, Professionele ontwikkeling