10 effectieve manieren om je productiviteit te boosten (Deel 2)

7 aug 2020 / door Carl Van de Velde

10 effectieve manieren om je productiviteit te boosten (Deel 2)

In het vorige blogartikel gaven we al heel wat tips om je eigen productiviteit een boost te geven. In dit blogartikel vind je nog eens 10 tips om efficiënter en met meer resultaten te werken. Zo krijg je meer gedaan in minder tijd en zal je jouw doelen sneller bereiken.


 

1. Stel prioriteiten

Als ondernemer en zaakvoerder ligt er heel wat op je bord. Elke dag moet je tientallen zaken handelen. Alles tegelijkertijd doen, is echter onmogelijk. Richt je focus daarom eerst op de belangrijkste taken.

 

Ga als volgt te werk:

  • Schrijf alle taken op die moeten uitgevoerd worden.
  • Stel jezelf bij elke taak de volgende vragen:
    • Is deze taak belangrijk om mijn doelstellingen te bereiken?
    • Moet deze taak dringend uitgevoerd worden?
    • Kan deze taak even goed of beter door iemand anders uitgevoerd worden?
  • Delegeer taken die ook door iemand anders kunnen uitgevoerd worden.
  • Begin met de taken die belangrijk en dringend zijn.
  • Stel jezelf de vraag of het wel nuttig is om niet belangrijke taken uit te voeren.

Door je eerst te focussen op taken die belangrijk en dringend zijn, zal je sneller je doelstellingen behalen.

 

2. Trek je terug

Veel ondernemers hebben hetzelfde probleem. Wanneer ze al eens een dag tijd hebben om echt door te werken op kantoor, worden ze continu uit hun focus gehaald door externe prikkels. Medewerkers met een dringende vraag, telefoontjes van partners of klanten,… Er is altijd wel iets.

Als je echt ongestoord wil werken, trek je jezelf beter terug in je home office of eventueel in een co-working space.

Niet alleen jij, maar ook je medewerkers werken productiever als ze thuiswerken. Dat bewijst deze studie van Harvard Business Review.

 

3. Sta vroeg op

Kijk naar alle topondernemers en je zal ontdekken dat ze één ding gemeen hebben: ze staan vroeg op. Ze weten immers dat het hun productiviteit verhoogt. Door vroeg op te staan, kan je tijd nemen om dingen te doen waar je gedurende de rest van de dag niet aan toekomt. Lezen, studeren, sporten, het is de ideale opwarming voor een productieve werkdag. De meeste mensen zijn het productiefst ongeveer twee uren nadat ze zijn opgestaan. Als je dus eerst de tijd neemt om iets inspirerend, in- of ontspannend te doen, ben je in topvorm om aan het echte werk te beginnen.

 

4. Leer om "nee" te zeggen

Als zaakvoerder en ondernemer weten mensen je snel te vinden. Omdat ze je hulp kunnen gebruiken of advies nodig hebben. Hoe nobel het ook is om andere te helpen, het zet een rem op je eigen productiviteit. Daarom is het slim om vaker nee te zeggen wanneer mensen aan je mouw trekken. Zo bewaak je je kostbare tijd om te werken aan taken met een hoge prioriteit.

Leer nee zeggen - productiviteit

Er bestaat een simpel maar effectief trucje om “nee” te zeggen zonder dat je hard of onbeleefd overkomt. Komt iemand je storen met een verzoek waarop je negatief wil antwoorden? Vraag hen dan of je nog een halfuurtje tijd mag nemen om je huidige bezigheid af te werken. Als je dan dertig minuten later terug contact opneemt met de persoon, is het probleem vaak al opgelost.

 

5. Focus op één ding tegelijkertijd

Multitasking wordt vaak beschouwd als de heilige graal van productiviteit. Veel mensen trappen dan ook in de val om verschillende dingen tegelijkertijd te willen doen. Nochtans verlaagt multitasking je concentratie en prestatievermogen. De vraag is: doe je liever drie dingen tegelijk met middelmatige resultaten of drie taken achter elkaar met fantastische resultaten?

 

6. Delegeer slim

Veel ondernemers en zaakvoerders hebben de neiging om zoveel mogelijk zelf te doen. Ze weten immers perfect wat de verwachtingen zijn en hoe een taak moet gebeuren. Waarschijnlijk zijn er echter heel veel kleine en grote taken die perfect door iemand anders uitgevoerd kunnen worden.

Denk maar aan zaken zoals het invoeren en verwerken van gegevens, opmaken van documenten, aankopen doen,…

Vraag jezelf of er binnen je organisatie niemand is die deze taken even goed of beter kan. Er bestaan ook online platformen, zoals Fiverr, waarop je goedkope oplossingen kan vinden voor dit soort taken.

Zo kan je zelf focussen op de dingen die echt belangrijk zijn.

 

7. Draag een hoofdtelefoon

Heb je graag wat muziek op de achtergrond wanneer je aan het werk bent? Als je in een omgeving werkt waar ook andere mensen zitten, draag je dan best een hoofdtelefoon. Zo geniet jij van de muziek die je extra energie geeft zonder anderen te storen.

Het dragen van een hoofdtelefoon heeft nog een bijkomend voordeel. Het creëert een soort van barrière voor mensen die je iets willen vragen. Het is een eenvoudige manier om vragen die te banaal of te complex zijn om snel te beantwoorden, af te blokken. Bij het zien van een hoofdtelefoon zal een persoon eerst nadenken of zijn vraag de moeite waard is om je voor te storen. Je kan zelfs een hoofdtelefoon dragen zonder dat er muziek door knalt.

 

8. Geef jezelf minder tijd dan je denkt nodig te hebben

Veel mensen presteren beter onder druk. Taken zonder deadline percipiëren we automatisch als meer vrijblijvend en minder prioritair. Door jezelf een strakke deadline op te leggen, zal je met meer focus en toewijding werken aan de opdracht. Geef jezelf minder tijd dan je denkt nodig te hebben om de taak te finaliseren.

werk met een deadline - productiviteit

 

9. Zoek de motiverende reden om een taak af te maken

Wanneer je minder productief bent, ligt een gebrek aan motivatie vaak aan de basis. Ga dan opnieuw op zoek naar je drive door na te denken over waarom je je werk doet en waarom de huidige taak hier belangrijk voor is.

Motivatie blijft de brandstof voor productiviteit. Het bepaalt wat je doet en met welke intensiteit. Ook voor ondernemers is motivatie een belangrijke krachtbron; het zorgt ervoor dat je doorzet om je doelen te bereiken.

Daarom is het belangrijk om elke taak die je uitvoert, te verbinden met een groter, belangrijker doel.

 

10. Gebruik de kracht van optimisme

Veel mensen proberen grote uitdagingen instinctief te vermijden. Ze schuiven ze op de lange baan en zoeken excuses om ze niet te moeten aanpakken. Ook dat zet een rem op je productiviteit.

Help jezelf een handje door grote uitdagingen op te delen in kleinere taken. Zo verklein je de uitdaging. Train je hersenen om optimistisch te reageren op grote uitdagingen door ze op te delen en je zelfvertrouwen een boost te geven.

Vier elk succes na het voltooien van een subtask. Het zal je motiveren om met volle energie aan de volgende etappe te starten. Door te focussen op je vooruitgang in plaats van op de moeilijkheid van een taak, zal je gemotiveerder en productiever werken.

 

Tags: Ondernemen, Eigenschappen, Professionele ontwikkeling