CRUP: duidelijke procedures voor je medewerkers

4 mrt 2020 / door Carl Van de Velde

CRUP: duidelijke procedures voor je medewerkers

Duidelijke procedures en richtlijnen zorgen ervoor dat je medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt zonder dat ze continu gedirigeerd moeten worden van bovenaf. Bij Carl Van de Velde Training Instituut vertalen we alle procedures voor het uitvoeren van een bepaalde taak in een CRUP. In dit artikel lees je er alles over.


Waarom zijn procedures belangrijk?

De juiste procedures en richtlijnen geven een organisatie heel wat voordelen:

  • Ze helpen medewerkers om hun rol en verantwoordelijkheden beter te begrijpen en hun taken beter uit te voeren.
  • Ze helpen om fouten te vermijden en om belangrijkheden niet te vergeten.
  • Voor zaakvoerders en managers zijn procedures de ideale manier om de dagelijkse werking van de organisatie aan te sturen zonder dat ze continu aanwijzingen en instructies moeten geven.
  • Met de juiste procedures zorg je ook voor kwaliteitsbewaking in je producten en dienstverlening. Als al je medewerkers klanten op eenzelfde manier aanspreken en bedienen, kan je steeds garant staan voor de beste service. Zo weten klanten wat ze kunnen verwachten en stijgt de klanttevredenheid.
  • Met duidelijke richtlijnen verlopen de verschillende processen in je organisatie gesmeerd en efficiënt. Zo stijgt niet alleen de productiviteit, maar ook de winst van je bedrijf.

 

Wat is een 'CRUP'? 

Een CRUP (Cap Right UP) is een volledig uitgewerkte taakomschrijving die als doel heeft om een medewerker een duidelijk en volledig plan van aanpak te geven voor het uitvoeren van een specifieke taak. De CRUP beschrijft alles wat je moet weten over een specifieke activiteit binnen je organisatie. Het is de ideale handleiding voor nieuwe medewerkers om kennis te maken met alle procedures.

Een goedgeschreven CRUP helpt ook om misverstanden en discussies te vermijden en verantwoordelijkheden vast te leggen.

Je kan een CRUP beschouwen als een gedetailleerde routebeschrijving die alle reisdetails stap voor stap uitlegt om te vermijden dat de persoon in kwestie verloren loopt of afwijkt van het voorbestemde pad.

 

Hier vind je een voorbeeld van een CRUP die wij bij Carl Van de Velde Training Instituut gebruiken.

 

Tips voor het opstellen van een CRUP 

  • Een CRUP moet specifiek en volledig zijn. Het beschrijft alle stappen die gevolgd moeten worden om een bepaalde taak uit te voeren.
  • Een CRUP moet begrijpbaar zijn voor iedereen. Ga er bij het opstellen vanuit dat de lezer geen voorkennis heeft van de materie.
  • Beschrijf niet alleen wat de lezer moet doen, maar ook wat hij niet mag doen. Voeg ook extra informatie toe, zoals waarschuwingen, voorbeeldentips, foto's en screenshots per stap.
  • Test de CRUP uit voor je hem officieel maakt. Laat iemand zonder voorkennis de CRUP uitvoeren en noteer op welke punten hij vastloopt of moeilijkheden ondervindt. Pas deze punten vervolgens aan en laat een andere persoon de nieuwe versie uitproberen. Herhaal dit tot de CRUP volledig duidelijk is.

procedures opstellen

 

Geen tijd om een CRUP op te stellen?

Ik krijg wel vaker van ondernemers te horen dat ze geen tijd hebben om een CRUP op te stellen. Begrijpelijk, want het opstellen van een gedetailleerde en uitgeteste CRUP neemt heel wat tijd in beslag. Laat tijdsgebrek echter geen excuus zijn om geen CRUP’s uit te werken. Een CRUP kan immers perfect opgesteld worden door je medewerkers. Meer zelfs, het is net de persoon die de taak in kwestie uitvoert, die het best geplaatst is om de CRUP op te maken. Hij of zij is de expert ter zake die alle do's-and-don'ts kent.

 

Voorbeeld uit de praktijk

Als je jouw medewerkers duidelijke en positieve procedures geeft, zullen ze beter functioneren in hun job. De hotelsector is hiervan een uitstekend voorbeeld. Veel hotels hebben een duidelijke procedure voor het opmaken van kamers. Elke handeling, van het opdekken van de bedden tot het plaatsen van de zeepjes staat beschreven in procedures. Als de medewerkers deze meester zijn, kunnen ze een kamer opmaken op een aantal minuten.

Bovendien zorgen deze procedures ervoor dat elke kamer op dezelfde manier en met dezelfde kwaliteitsgraad is opgemaakt.

 


Wil jij nog veel meer tips om een topteam uit te bouwen?

Schrijf je in voor HR Bootcamp.

 

Tags: Leiderschap, Ondernemen, Samenwerkers, organisatie, processen