Installeer een ’Erecode’ binnen je bedrijf!

7 jun 2018 / door Carl Van de Velde

Installeer een ’Erecode’ binnen je bedrijf!

Het idee dat succesvolle bedrijven succesvolle teams nodig hebben, is niet nieuw. Slimme ondernemers weten dat ze zich, om de top te bereiken, moeten omringen met goede mensen. Zakendoen is immers geen solosport maar een teamsport.

Maar wat maakt een team nu exact geweldig? Competenties, persoonlijkheden en eigenschappen zijn allemaal belangrijk, maar niet voldoende. Als je een team op topniveau wil, moet je een systeem voorzien dat mensen verantwoordelijk houdt voor hun acties, de resultaten en voor elkaar.

 

Spelen volgens dezelfde teamtactiek

Als er geen regels zijn, creëren mensen regels voor zichzelf. Omdat iedereen in zijn privéleven er andere principes op nahoudt, heeft een professionele omgeving nood aan een eenduidige lijst met gedragsregels om een succesvolle werking tussen verschillende persoonlijkheden tot stand te brengen.

Het is hetzelfde als in de sportwereld: je hebt sterspelers, maar zelfs zij kunnen niet slagen tenzij iedereen aan boord is. Iedereen moet volgens dezelfde teamtactiek spelen. Die teamtactiek noemen we de ‘erecode’! Deze ‘erecode’ is een gekende lijst met onderling afgesproken gedragsregels die alle teamleden respecteren. Dit zorgt ervoor dat je team optimaal functioneert en dat alle teamleden een gelijk engagement opnemen.

 

Krachtige gedragsregels

Bij mijn onderzoek naar de werking van succesvolle bedrijven ontdekte ik dat topbedrijven een duidelijke afspraak hebben over de onderlinge gedragsregels. Het is een lijst met een reeks eenvoudige, krachtige regels die het interne gedrag van elk teamlid, afdeling en de gehele bedrijfsstructuur bepalen. Zij geven aan wat mensen bereid zijn om te doen en te verdedigen en waar ze verantwoordelijk voor zijn. Ze zorgen ervoor dat het team blijft bewegen als de druk erop staat.

teamregels

Een paar voorbeelden die in de ‘erecode’ van mijn bedrijf staan:

  • De klant moet altijd op een buitengewoon vriendelijke manier geholpen worden.
  • Iedereen draagt bij tot een positieve, enthousiaste werksfeer.
  • We zijn altijd op tijd.
  • We zijn steeds eerlijk.
  • We helpen elkaar wanneer nodig en gewenst.
  • Het bedrijfsresultaat gaat voor eigenbelang.
  • Iedereen neemt verantwoordelijkheid voor het bedrijfsresultaat.
  • We zorgen voor een strakke, ordelijke en nette werkomgeving.
  • We spreken nooit slecht achter de rug van teamleden.
  • We kleuren buiten de uren als het nodig is.
  • We communiceren openlijk en met respect voor elkaar.
  • We informeren elkaar tijdig over de belangrijkheden.

De lijst is niet limitatief en kan worden aangepast aan de noden van het bedrijf zolang de aanpassing zinvol is voor je team en onderneming.

 

Erecode gaat verder dan bedrijfswaarden

Sommige bedrijven benoemen deze ‘erecode’ als bedrijfswaarden. In realiteit zijn de bedrijfswaarden een selectie van belangrijkheden (hoofdspelregels) voor de onderneming die in het verleden werden opgesteld om een goede werking tot stand te brengen. De realiteit leerde me dat deze meestal niet ten volle gerespecteerd worden in de praktijk. 

Een ‘erecode’ gaat verder dan bedrijfswaarden, het is een lijst met gedragsregels waar iedere medewerker zich openlijk, ten volle en in eer en geweten tot engageert! Deze regels hoeven niet ingewikkeld te zijn, ze moeten waardevol zijn!

 

Tips om een eigen ‘erecode’ te ontwikkelen

1. Zoek een normaal moment om de code te maken

Ondernemen is hectisch waardoor je emoties niet altijd stabiel zijn. Wanneer emoties hoog zijn, is de intelligentie laag. Wacht met het opstellen van de erecode tot je een rustig moment voor jezelf hebt, zodat je helder en rationeel kunt denken.

 

2. Onderzoek de terugkerende problemen die de prestaties van het team verstoren

Zijn er enkel medewerkers die verveeld en contraproductief werken? Is traagheid een veel voorkomend probleem op kantoor? Communiceren mensen niet dagelijks met elkaar? Is de werkvloer rommelig? Worden onvolkomenheden en fouten onder de mat geveegd?

Als er iets is dat beter kan, neem de oplossing dan mee op in de erecode. Formuleer het gewenst gedrag als een gedragsregel die je toevoegt aan de erecode.

 

3. Betrek je team bij het opstellen van de ‘erecode’

Het getuigt niet van goed leiderschap om de ‘erecode’ zelf op te stellen en op te leggen aan elke medewerker binnen het team. Misschien zijn sommige regels onaanvaardbaar voor het team. Regels als 'Zet mij in cc van elke e-mail die verzonden wordt' getuigt van weinig vertrouwen en zal eerder een hypotheek leggen op het engagement.

Wil een team succesvol kunnen werken dan moet de leider openstaan voor feedback op de opgestelde ‘erecode’. Geef de kans aan het team om de voorgestelde ‘erecode’ te beïnvloeden of in vraag te stellen. Ga op een transparante manier het debat aan over de gedragsregels die noodzakelijk zijn om een goede samenwerking tot stand te brengen. Als een team voelt dat ze de erecode mee hebben kunnen vormgegeven, is de kans groter dat ze deze willen handhaven.

Spelen volgens dezelfde teamtactiek

 

4. Wees specifiek

De ‘erecode’ geeft op een directe manier het specifiek verwacht gedrag aan. In plaats van regels te maken zoals 'Wees professioneel', moet je precies benoemen wat je hier concreet onder verstaat. Enkele voorbeelden:

  • Bespreek geen problemen terwijl je boos bent. Kalmeer je emoties voor een gesprek.
  • Spreek nooit slecht over teamgenoten achter hun rug.

5. De ‘erecode’ mag een uitdaging zijn, maar niet onrealistisch zijn

Het is gemakkelijk om helemaal los te gaan en een heel uitgebreide erecode op te stellen. Je wil misschien honderd gedragsregels opnemen maar dat is te overweldigend voor je team en zal je zaak eerder schaden. Begin met een korte en eenvoudige lijst die iedereen kan begrijpen en waar jullie gezamenlijk naar willen streven. In een latere fase, wanneer de ‘erecode’ geleefd wordt, kan je extra gedragsregels voorstellen en opnemen in de lijst.

 

6. Houd elkaar verantwoordelijk voor de code

Als iemand de erecode overtreedt dan breng je dit onder de aandacht van de overtreder. Ook de andere teamleden hebben de verantwoordelijkheid om de ‘erecode’ te bewaken. Het is een collectief instrument om een goede werking te activeren en te beschermen.

Als de afgesproken gedragsregels niet worden gehandhaafd, is deze niets meer dan een poster op het bedrijf. Moedig je team aan om ook jou aan te spreken als je de erecode overtreedt. Deze toegankelijkheid en kwetsbaarheid zal gewaardeerd worden. Respect is immers tweerichtingsverkeer.

 

Gebruik de erecode tijdens rekrutering

Bedenk dat een ‘erecode’ een steeds evoluerend instrument is dat verandert op basis van het team, de huidige problemen en de onmiddellijke behoeften. De erecode is ook een prima manier om nieuwe medewerkers te screenen op een functie in je bedrijf. Als hij of zij zich niet aan de regels van je bedrijf kan houden, betekent dat misschien dat het niet de juiste persoon is voor je bedrijf. Leg tijdens je sollicitatiegesprekken de erecode voor en vraag of ze deze kunnen, willen en zullen respecteren.


 

Verder zakelijk groeien?

Wil je nog meer en efficiënter groeien? Neem dan een binnenweg naar businessverruimende inzichten en strategieën.

Ontdek onze opleidingen »

  

Tags: Visie, Tips, Ondernemen, organisatie