Stroomlijn je businessprocessen naar betere resultaten!

3 mei 2018 / door Carl Van de Velde

Stroomlijn je businessprocessen naar betere resultaten!

Als ondernemer is het jouw taak om alle processen in je zaak vlot te laten verlopen om te evolueren naar een zelfwerkende organisatie. Dit doe je door alle processen in kaart te brengen en de bottlenecks aan te pakken. Zo stimuleer je de productiviteit en de zelfredzaamheid van je onderneming.

Heb jij als ondernemer een goed beeld van alle processen in je organisaties? Het zou moeten….. Toch zie je bij veel ondernemingen dat sommige processen in de schaduw plaatsvinden, buiten het gezichtsveld van de bedrijfsleider. In andere organisaties zie je dan weer vastgeroeste processen die misschien ooit goed hebben gewerkt, maar die de business vandaag enkel maar vertragen. Dit soort disfunctionele processen, die meestal geleidelijk aan ontstaan, vormen een rem op de productiviteit van je onderneming.

 

Verwijder het zand uit je organisatie

Stel je organisatie even voor als een machine waarbij de verschillende businessprocessen op elkaar inwerken en samen een fijn radarwerk vormen. Zolang elk proces goed werkt, blijft je machine draaien en is je productiviteit gegarandeerd. Disfunctionele businessprocessen verstoren echter deze goede werking. Ze strooien (meestal) langzaamaan zand in de machine. Het begint op het eerste zicht onschuldig met een irritant knarsend geluid zonder verdere gevolgen, tot je de eerste hapering vaststelt. Na verloop van tijd stokt je machine meer en meer. Als je dan geen actie onderneemt om het zand uit je processen te verwijderen, is het slechts een kwestie van tijd alvorens je machine volledig vastloopt.

 


 Zit er zand in je organisatie? Neem dan zo snel mogelijk actie!

Tijdens het Carl Van de Velde Business Seminar krijg je praktische tips en technieken om het zand uit je organisatie te verwijderen.

Verwijder het zand uit je organisatie »


 

Verwijder het zand uit je organisatie

 

Pak disfunctionele processen aan

Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor de productiviteit van je zaak. Het is dus jouw taak om disfunctionele processen aan te pakken. Onderstaand stappenplan helpt je om je businessprocessen blijvend te optimaliseren. Het is de ideale manier om de productiviteit en de resultaten van je zaak een boost te geven.

 

STAP 1: Breng alle activiteiten van je business in kaart

Een onderneming bestaat uit verschillende activiteiten: marketing, sales, inkoop, HR, finance, etc. Als ondernemer moet je weten wat er in je organisatie gebeurt. Breng daarom alle activiteiten van je business en hun verschillende interacties in kaart. Doe dit gedetailleerd en zoom in tot op het kleinste niveau. Zo kom je tot de quantumstructuur van je organisatie die alle procedures en uit te voeren taken van je business beschrijft.

 

STAP 2: Speur de bottlenecks op

Ga op zoek naar de bottlenecks in de verschillende processen. Neem het voorbeeld van een klant die een bestelling plaatst. Alvorens de klant zijn bestelde producten zal ontvangen, doorloopt het order verschillende processen over verschillende afdelingen. Als een klant zelfs voor een eenvoudige standaard bestelling verschillende weken moet wachten, heb je een organisatorisch probleem dat moet opgelost worden. De vraag is dan: waar precies in de keten zit(ten) de bottleneck(s)? Er zijn heel wat typische symptomen die je helpen om de knelpunten in je organisatie op te sporen.

Speur de bottlenecks in je organisatie op

 

Voorbeelden van symptomen die op een knelpunt duiden:

  • Een bureau waar de documenten blijven opstapelen.
  • Een mailbox die uitpuilt.
  • Afdelingen die los van de bestaande IT-tools hun eigen tools of werkmethodes zoals excel-lijsten gebruiken.
  • Verschillende personen die eenzelfde taak op een andere manier uitvoeren.
  • Aanhoudende discussies over de werkmethodes tussen verschillende afdelingen.

Vaak bevinden zich de grootste knelpunten in de interactiemomenten tussen verschillende afdelingen.

 

STAP 3: Geef de verantwoordelijkheid aan projectteams

Stel projectteams samen uit de betrokkenen van de verschillende afdelingen en wijs deze toe aan specifieke processen. Laat het projectteam een plan bedenken om de verschillende bottlenecks weg te werken. Door te werken met masterminds die zijn samengesteld uit verschillende afdelingen, brengt iedereen zijn specifieke expertise mee naar de tafel. Zo wordt er naar een oplossing gezocht die rekening houdt met de noden van elke afdeling.

 

STAP 4: Pak de belangrijkste knelpunten eerst aan

Je kan niet alle problemen tegelijkertijd aanpakken. Prioriteer ze en geef voorrang aan de belangrijkste knelpunten die het grootste positief verschil maken.

 

STAP 5: Implementeer een continue verbeteringsstrategie

Eens je de knelpunten hebt opgelost, komt het erop aan om een continue verbeteringsstrategie te installeren. Analyseer je sterktes en zwaktes en focus opnieuw op de prioriteiten. Zorg voor een continue monitoring van je processen.

Continue verbetering volgende PDCA-techniek (Plan-Do-Check-Act)

 

De PDCA-techniek is een eenvoudige en krachtige verbeteringstool die je hiervoor kan gebruiken:

  • Plan: Voer een assessment uit van het huidig proces en denk na hoe je dit kan verbeteren. Stel een actieplan op met concrete verbeteringsstappen en verwachte resultaten.
  • Do: Voer het actieplan uit en verzamel gegevens over de resultaten.
  • Check: De verzamelde gegevens worden geëvalueerd en vergeleken met de verwachte resultaten.
  • Act: Als blijkt dat de verandering betere resultaten oplevert dan voordien, moet deze verandering als nieuwe standaard geïmplementeerd worden in de organisatie. Blijken de resultaten na de verandering slechter, dan moet het oude proces behouden blijven. Het is dan nodig om het proces opnieuw te doorlopen en nieuwe oplossingen voor te stellen. 

Verder zakelijk groeien?

Wil je nog meer en efficiënter groeien? Neem dan een binnenweg naar businessverruimende inzichten en strategieën.

 

Ontdek onze opleidingen »

 

Tags: Inzichten, Tips, Ondernemen, organisatie, processen